Téléphonie Microsoft Teams
Déploiement progressif à l'Université
L’Université Laval se dote de la solution de téléphonie Microsoft Teams afin d’offrir un service moderne aligné sur les réalités du télétravail et de la mobilité.
Dans un premier temps, le service n’est disponible qu'à un groupe limité de membres de la communauté universitaire. Il sera plus largement ouvert au cours de l’année 2024. Au terme de son déploiement, la téléphonie Teams remplacera la grande majorité des services de téléphonie traditionnelle du campus.
La téléphonie Teams en 3 questions
La téléphonie Teams permet d’utiliser Teams comme un système de téléphonie complet.
Lorsqu’un numéro vous est attribué, un pavé numérique s’ajoute sous l’onglet Appels de votre application Teams, dans le menu de gauche sur un ordinateur. Vous êtes alors en mesure d’effectuer et de recevoir des appels téléphoniques à partir des appareils sur lesquels vous êtes connectés à Teams, qu’il s’agisse d’un ordinateur ou d’un appareil mobile. Pour répondre à certains besoins particuliers, des appareils téléphoniques physiques sont disponibles.
Le service de Teams offre essentiellement les mêmes fonctionnalités que la téléphonie traditionnelle de base : gestion d’appels, conférence téléphonique, messagerie vocale, etc. Il propose aussi des fonctionnalités plus avancées pour répondre à des besoins spécifiques comme les files d’attente, les groupes d’appels et les babillards téléphoniques.
La téléphonie Teams repose sur la connexion à Internet. C’est l’un des avantages : que vous soyez sur le campus ou à distance, votre application téléphonique vous suit, tant que vous disposez d’un appareil connecté à Internet et à Teams.
Le service a aussi l’atout d’être intégré à vos outils de collaboration habituels. Par exemple, le statut de votre session Teams se répercute sur la gestion de vos appels. Lorsque votre statut indique «Ne pas déranger» ou «En présentation», vos appels entrants sont automatiquement redirigés vers votre messagerie vocale.
La réception d’un message vocal génère une notification Teams. Le message est aussi transmis à votre courriel @ulaval.ca, en pièce jointe, pour vous permettre d’en faire l’écoute même lorsque vous n’avez pas accès à l’application. (À noter que supprimer le courriel supprime également le message de votre messagerie vocale.)
À l’Université Laval, la téléphonie Teams ne fonctionne pas par postes téléphoniques. Lors de l’activation du service, un tout nouveau numéro vous est attribué*. Ce numéro est direct (ex.: 418 656-XXXX) et public.
Notez que lorsque vous passez un appel par l’entremise de Teams, l’afficheur de la personne qui reçoit l’appel indique «UniversiteLaval»: vous n’êtes pas personnellement identifiée ou identifié.
*Dans les cas où une unité ou un individu dispose déjà d’un numéro direct, celui-ci peut être conservé.
Coup d’œil sur l’interface
Lorsque la téléphonie Teams est activée pour votre compte, l'option Appels (1) apparaît dans le menu de gauche.
Les principales composantes de l'interface du service sont :
- Le pavé numérique, pour la composition d'un numéro. Votre numéro de téléphone est indiqué sous celui-ci (2).
- L'historique des appels (3), qui affiche l'ensemble des appels reçus et effectués à partir de Teams.
- La messagerie vocale (4), pour faire l'écoute des messages reçus.
Actions courantes
Les principales actions liées à l'utilisation de la téléphonie Teams sont détaillées ci-dessous.
Composer un appel
Pour composer un appel, cliquez sur l’onglet Appels, dans le menu de gauche. Tapez le numéro à composer dans le champ Tapez un nom ou un numéro ou composez-le à partir du pavé numérique, puis cliquez sur Appeler.
- Pour joindre un poste téléphonique interne, vous devez composer le numéro de l’Université (418 656-2131), suivi du numéro de poste.
- Pour passer un appel externe, vous n’avez pas à composer le 9.
Notez que lorsque vous composez le numéro d’un collègue, l’application reconnaîtra qu’il s’agit d’un membre de l’Université et passera automatiquement par un appel audio entre contacts Teams.
Appels interurbains
Les appels interurbains au Canada et aux États-Unis sont illimités en tout temps.
Pour obtenir l’autorisation d'effectuer des appels outre-mer, veuillez communiquez avec le responsable administratif de votre unité.
Les appels aux numéros 1-900 et 1-976 ne sont pas autorisés.
Les services d’urgence (911) peuvent être rejoints à partir de Teams. Le service de géolocalisation des appels Teams n’est toutefois pas pleinement fonctionnel à l'heure actuelle. Il est donc recommandé d’utiliser le réseau téléphonique traditionnel pour passer des appels d’urgence, et ce, afin de faciliter votre localisation. La géolocalisation des appels Teams au service d’urgence sera pleinement fonctionnelle au moment du déploiement à tout le campus.
Lorsque vous êtes à l’extérieur du campus, il est recommandé d’utiliser un téléphone de maison ou cellulaire.
Le Service de sécurité et prévention (SSP) peut-être joint à partir de Teams en composant le 555.
Gérer votre messagerie vocale
Le message d’accueil par défaut de votre messagerie mentionne vos prénom et nom. Pour le personnaliser:
- Cliquez sur les « … » à gauche de votre photo de profil, puis sur Paramètres.
- Dans vos paramètres, sélectionnez Appels.
- Cliquez sur Configurer la messagerie vocale, puis Enregistrer un message d’accueil.
- De là, vous accèderez à votre messagerie vocale: composez le 2 pour enregistrer un message.
Dans votre Historique, sélectionnez le filtre Messagerie vocale pour afficher vos messages. Une fois le message sélectionné dans votre liste, utilisez les commandes de lecture pour en faire l'écoute.
L'enregistrement des messages vous est aussi transmis en pièce jointe à votre adresse de courriel @ulaval.ca. Notez que supprimer le courriel supprime également le message de votre messagerie vocale.
Transférer vos appels
Pour transférer vos appels:
- Cliquez sur les « … » à gauche de votre photo de profil, puis sur Paramètres.
- Dans vos paramètres, sélectionnez Appels.
- Sous Règles de répondeur automatique, sélectionnez Transférer mes appels.
- Sélectionnez la destination vers laquelle vous souhaitez transférer vos appels: messagerie vocale, une autre personne ou un groupe d’appels.
Déléguer la gestion de vos appels
Pour ajouter un délégué, qui pourra passer et recevoir des appels en votre nom:
- Cliquez sur les « … » à gauche de votre photo de profil, puis sur Paramètres.
- Dans vos paramètres, sélectionnez Général.
- Sous Délégation, sélectionnez Gérer les délégués.
- Cliquez sur Vos délégués et ajoutez les noms des personnes auxquelles vous souhaitez déléguer la gestion de vos appels.
Bloquer ou débloquer un numéro de téléphone
Pour empêcher un numéro de téléphone externe spécifique de vous contacter à votre numéro Teams:
- Dans votre Historique, repérez le numéro que vous souhaitez bloquer.
- Cliquez sur les « … » à la droite du numéro, puis choisissez l’option Bloquer.
Pour bloquer l’ensemble des appels entrants anonymes:
- Cliquez sur les « … » à gauche de votre photo de profil, puis sur Paramètres.
- Dans vos paramètres, sélectionnez Confidentialité.
- Sous Contacts bloqués, cochez Bloquer les appels sans identification de l’appelant.
Pour débloquer un numéro de téléphone externe:
- Cliquez sur les « … » à gauche de votre photo de profil, puis sur Paramètres.
- Dans vos paramètres, sélectionnez Confidentialité.
- Sous Contacts bloqués, sélectionnez Modifier les contacts bloqués.
Mettre à jour vos coordonnées
La mise à jour des coordonnées n’est pas automatisée à l’heure actuelle. Elle le sera au moment du retrait de la téléphonie traditionnelle.
Entretemps, votre numéro Teams peut être ajouté manuellement aux endroits suivants:
- Dans votre signature courriel, à même l’application Outlook.
- Dans le Bottin sur ulaval.ca, en faisant la mise à jour de vos coordonnées dans PeopleSoft RH.